Để thuận tiện trong quá trình lưu trữ, tìm kiếm cũng như hệ thống lại các thông báo, công văn, thì khi tạo mới thông báo, công văn cần đưa các thông báo, công văn đó vào một nhóm. Nhóm này có thể tùy theo nhu cầu của mỗi công ty muốn quản lí công văn theo dạng nào. Ví dụ có thể thiết lập nhóm này theo các phòng ban, khối,... của công ty như Marketing, Sales, Nhân sự, Văn phòng CEO,... 

Để tạo Nhóm sẽ thao tác như sau:

Bước 1: Truy cập vào link https://office.base.vn/ rồi chọn vào mục QUẢN LÝ ở trên thanh menu. Sau đó chọn vào mục Quản lý nhóm.

Bước 2: Chọn vào mục THÊM NHÓM MỚI.

Bước 3: Sau đó, sẽ hiển thị ra bảng thông tin dữ liệu để có thể thiết lập dữ liệu.

Chú thích các trường thông tin:

• Tên nhóm: Thiết lập tên nhóm của văn bản.
• Mã nhóm: Mã của nhóm văn bản, thông thường sẽ là các đoạn kí tự ngắn để hệ thống có thể dựa vào đó tự động sinh ra mã văn bản khi tạo thông báo/công văn mới.
• Bộ phận & cá nhân được quyền gửi: Thiết lập bộ phận/cá nhân có thể tạo thông báo, hoặc công văn trong nhóm văn bản này.
• Email notification: Thiết lập thông báo tới email khi có công văn, thông báo mới được tạo trong nhóm văn bản.
• Màu sắc: Phần này thiết lập màu sắc hiển thị của văn bản khi được tạo trong nhóm văn bản để dễ theo dõi hơn như ảnh phía dưới. Nếu không chọn màu sắc cho nhóm thông báo thì sẽ hiển thị mặc định là màu đen .

Bước 4: Sau khi thiết lập xong thông tin chọn Tạo nhóm mới là hoàn thành thao tác tạo nhóm văn bản.