Base Asset: Chuyển dữ liệu trên Asset từ phiên bản cũ sang phiên bản mới in

Sửa đổi trên: Tue, 9 Tháng 8, 2022 tại 4:15 CH

Để chuyển dữ liệu tài sản từ Base Asset phiên bản cũ sang phiên bản mới, bạn thao tác như sau:

I. Thiết lập hệ thống Base Asset (mới):

1. Thiết lập Locations/ Địa điểm:

Tạo mới Location - Địa điểm bằng cách vào Cài đặt >> Địa điểm >> Tạo địa điểm

2. Thiết lập Asset Types/ Loại tài sản

a. Tạo Loại tài sản

Có 3 cách để tạo Loại tài sản:

• Cách 1: Tạo trực tiếp 

Vào Cài đặt >> Loại tài sản >> Tạo loại tài sản.

• Cách 2: Tạo nhanh bằng file Excel

Vào Cài đặt >> Loại tài sản >> Nhập từ file Excel >> Download để tải xuống mẫu file Import và điền dữ liệu vào 02 cột tương ứng: Type Name/ Tên loại tài sản và Code Prefix/ Đầu mã tài sản.

• Cách 3: Chuyển dữ liệu Loại tài sản từ phiên bản cũ sang phiên bản mới bằng file Excel

Truy cập vào phiên bản cũ tại https://asset0.base.vn, tiến hành xuất thông tin Loại tài sản từ Models/ Kiểu tài sản hoặc Categories/ Nhóm tài sản:

+ Vào Kiểu tài sản >> Trích xuất ra file Excel

+ Hoặc vào Nhóm tài sản >> Trích xuất ra file Excel

+ Tại phiên bản mới, vào Cài đặt >> Loại tài sản >> Tạo loại tài sản >> Nhập từ file Excel >> Download để tải xuống mẫu file Import và điền dữ liệu vào cột tương ứng.

+ Tại file mẫu ở trên, bạn copy từng cột dữ liệu của file xuất từ phiên bản cũ nhập vào các cột tương ứng của file nhập lên phiên bản mới (như bảng sau) 

VD: copy dữ liệu cột Name ở file xuất từ phiên bản cũ và paste vào tên loại tài sản của file nhập lên phiên bản mới

Hoặc có thể điều chỉnh trực tiếp trên file Export trước đó, bằng cách thay tên các cột theo phiên bản mới và xóa các cột không có.

Có 2 cách để tạo Trường tùy chỉnh cho từng Loại tài sản:

• Cách 1: Tạo trực tiếp 

Vào Cài đặt >> Loại tài sản >> Các trường tùy chỉnh >> Thêm trường mới.

• Cách 2: Tạo nhanh bằng file Excel

Vào Cài đặt >> Loại tài sản >> Các trường tùy chỉnh >> Nhập >> Download để tải xuống mẫu file Import và điền dữ liệu vào các cột tương ứng.

• Cách 3: Chuyển dữ liệu Trường tùy chỉnh từ phiên bản cũ sang phiên bản mới bằng file Excel

+ Truy cập vào phiên bản cũ tại https://asset0.base.vn, xuất thông tin Trường tùy chỉnh cho từng Loại tài sản bằng cách vào Kiểu tài sản >> Trường tùy chỉnh >> Trích xuất ra file excel

+ Tại phiên bản mới, vào Cài đặt >> Loại tài sản >> Các trường tùy chỉnh >> Nhập từ file Excel >> Download để tải xuống mẫu file Import và điền dữ liệu vào cột tương ứng.

+ Tại file mẫu ở trên, bạn copy từng cột dữ liệu của file xuất từ phiên bản cũ nhập vào các cột tương ứng của file nhập lên phiên bản mới (như bảng sau) 

Hoặc có thể điều chỉnh trực tiếp trên file Export trước đó, bằng cách thay tên các cột theo phiên bản mới và xóa các cột không có.

3. Thiết lập Vendor - Nhà cung cấp

Có 3 cách để tạo Nhà cung cấp:

• Cách 1: Tạo trực tiếp 

Vào Cài đặt >> Nhà cung cấp >> Tạo nhà cung cấp.

• Cách 2: Tạo nhanh bằng file Excel

Vào Cài đặt >> Nhà cung cấp >> Nhập từ file Excel >> Download để tải xuống mẫu file Import và điền dữ liệu vào các cột tương ứng.

• Cách 3: Chuyển dữ liệu Nhà cung cấp từ phiên bản cũ sang phiên bản mới bằng file Excel

+ Truy cập vào phiên bản cũ tại https://asset0.base.vn, xuất thông tin Nhà cung cấp bằng cách vào Nhà cung cấp >> Trích xuất ra file Excel

+ Tại phiên bản mới, vào Cài đặt >> Nhà cung cấp >> Tạo nhà cung cấp >> Nhập từ file Excel >> Download để tải xuống mẫu file Import và điền dữ liệu vào cột tương ứng.

+ Tại file mẫu ở trên, bạn copy từng cột dữ liệu của file xuất từ phiên bản cũ nhập vào các cột tương ứng của file nhập lên phiên bản mới (như bảng sau) 

Hoặc có thể điều chỉnh trực tiếp trên file Export trước đó, bằng cách thay tên các cột theo phiên bản mới và xóa các cột không có.

4. Thiết lập Tag - Nhãn tài sản

Tạo mới Tag - Nhãn tài sản bằng cách vào Cài đặt >> Nhãn >> Tạo nhãn 

5. Thiết lập Asset Status - Trạng thái tài sản

Khi bắt đầu sử dụng, hệ thống đã khởi tạo sẵn 04 trạng thái mặc định: 

• Available: Có sẵn 

• In Use: Đang dùng 

• Unusable: Không dùng được

• Inactive: Không hoạt động

Tạo thêm Asset Status - Trạng thái tài sản bằng cách vào Cài đặt >> Trạng thái tài sản >> Tạo trạng thái. 

Lưu ý: 

• Cần kiểm tra các nội dung Địa điểm, Loại tài sản, Trường tùy chỉnh, Nhà cung cấp, Nhãn, Trạng thái tài sản đã được thiết lập chính xác, nhằm sử dụng trong file Import khi chuyển dữ liệu thông tin tài sản ở phần tiếp theo.

II. Chuyển dữ liệu thông tin tài sản/ công cụ dụng cụ từ phiên bản cũ sang phiên bản mới bằng file Excel

1. Xuất dữ liệu từ phiên bản cũ Asset0

+ Truy cập vào phiên bản cũ tại https://asset0.base.vn, trong trang Assets/Tài sản và Asset Stocks - Công cụ dụng cụ, chọn Export:

+ Có thể chọn xuất dữ liệu theo từng Model/Kiểu tài sản, để lấy được dữ liệu Custom Fields/Các trường tùy chỉnh của các tài sản thuộc Kiểu tài sản đó.

2. Nhập dữ liệu tài sản/ công cụ dụng cụ vào phiên bản mới Asset

+ Bước 1: Tại phiên bản mới, vào trang Assets/Tài sản, Parts/Inventory/Công cụ dụng cụ >> Click Nhập từ file excel >> Download để tải xuống mẫu file và điền dữ liệu vào các cột tương ứng:

+ Bước 2: Tại file mẫu ở trên, bạn copy từng cột dữ liệu của file xuất từ phiên bản cũ (II.1) và paste vào các cột tương ứng của file nhập lên phiên bản mới (II.2) (như bảng sau) 

TÀI SẢN

CÔNG CỤ DỤNG CỤ

File dữ liệu nhập lên Asset đã hoàn thành

+ Bước 3: Tại trang Tài sản/ Công cụ dụng cụ >> Chọn Nhập từ file excel và click Choose file để hoàn thành chuyển dữ liệu.

Lưu ý: 

• Cần kiểm tra các nội dung Địa điểm, Loại tài sản, Trường tùy chỉnh, Nhà cung cấp, Nhãn, Trạng thái tài sản trong file Import trùng khớp với nội dung thông tin đã thiết lập trong Cài đặt.

• Có thể nhập tối đa 500 tài sản hoặc công cụ, dụng cụ trong một lượt nhập. 

Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No