Base Office: Thiết lập Loại văn bản in

Sửa đổi trên: Mon, 23 Tháng 10, 2023 tại 2:49 CH

Để thiết lập Loại văn bản bạn truy cập app Base Office trên menu app hoặc truy cập https://office.base.vn/ và thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Chọn "Tùy chỉnh" tại menu phía trên bên trái giao diện Base Office

Bước 2: Bạn chọn "Loại văn bản" => "Tạo mới"

Bước 3: Tại đây bạn điền chi tiết thông tin Loại văn bản mới: 

- Tên loại văn bản: Điền tên loại văn bản cần điền. 

   VD như: Khen thưởng, Quyết định, Chỉ thị, Quy định, ...

- Mã văn bản (cách đánh số): Sử dụng các biến và cú pháp để cài đặt

+ {text}: Cho phép người dùng tự điền mã text - dạng văn bản => có thể tạo bất cứ biến nào mong muốn. Khi dùng cú pháp này sẽ tạo ra 1 ô để nhập thêm nội dung trong mã văn bản.
*Lưu ý: biến viết không dấu, text chỉ là gợi ý cho người dùng nhập nội dung, và nội dung này sẽ không sinh tự động. VD: {diennoidung}, {sodem}, {tenvanban}, ...

+ {counter}: số đếm văn bản => có thể sinh tự động mã văn bản

+ {day}: Ngày

+ {month}: Tháng

+ {year}: Năm

*VD: QD/{counter}/{day}/{month}/{year}

- Cài đặt Người quản lý loại văn bản: tag người quản lý Loại văn bản

- Cài đặt nâng cao:

+ Thêm số 0 đứng đầu số thứ tự của mã công văn: Có thể không thêm số 0 nào hoặc thêm tối đa 5 số 0 - Ví dụ: 000001

+ Cập nhật thủ công: Lựa chọn Có/Không để cho phép thêm mã văn bản thủ công hay không

+ Số đếm khởi tạo: Giá trị số công văn bắt đầu đếm

+ Số đếm hiện tại: Giá trị tới hiện tại

+ Yêu cầu xét duyệt khi ban hành mới: Áp dụng với những người được yêu cầu duyệt bắt buộc (Có thể có hoặc không)

+ Kiểm tra tính duy nhất của mã văn bản dựa vào toàn bộ mã thay vì số đếm: Thay vì chỉ kiểm tra tính duy nhất của mã văn bản trên số đếm - biến counter => kiểm tra trên toàn bộ mã giúp tránh trùng mã văn bản.

- Cài đặt quyền Quản lý loại văn bản và Người xét duyệt:

+ Người quản lý loại văn bản có thể xem tất cả văn bản

+ Người quản lý loại văn bản sẽ được thêm làm người theo dõi nếu văn bản mới được tạo

+ Người quản lý loại văn bản có quyền sửa văn bản

+ Người xét duyệt mặc định của loại văn bản có thể xem tất cả văn bản

+ Người xét duyệt có thể có quyền sửa văn bản

+ Cài đặt nhóm thành viên (Base account) có quyền xem: tag theo cá nhân/ nhóm từ Base Account. Những thành viên có quyền xem Loại văn bản có thể chọn loại văn bản khi tạo mới văn bản bất kỳ và xem được các văn bản thuộc loại văn bản đó. Thành viên không nằm trong danh sách người có quyền xem loại văn bản - khi tạo mới một văn bản sẽ không nhìn thấy tên đầu mục loại văn bản đó để chọn, nhân sự cũng sẽ không xem được các văn bản thuộc loại văn bản không có quyền xem.

*Owner hệ thống và Quản lý loại văn bản mặc định có quyền xem Loại văn bản dù không nằm trong danh sách phân quyền.

- Phiên bản cha: 

+ Chỉ người quản lý loại văn bản có thể tạo phiên bản cha

- Cài đặt thêm:

+ Cho phép gửi email đến tất cả người nhận văn bản: Mỗi công văn được tạo trong loại này sẽ gửi email đến cho toàn bộ người nhận

+ Cho phép gửi email đến người nhận bên ngoài: Có cho phép gửi email cho người nhận bên ngoài hệ thống hay không

+ Cho phép gửi email đến người xét duyệt văn bản:

+ Tích hợp quản lý công việc (Base Wework): Có thể giao công việc liên kết với Base Wework tại công văn

+ Tích hợp chữ ký điện tử

+ Chặn quyền tải tệp tin xuống: Dành cho những loại công văn chứa những tài liệu mang tính bảo mật cao, người dùng chỉ có thể xem và không được tải về.

- Tùy chỉnh duyệt: 

+ Cấu hình danh sách người duyệt bắt buộc của loại văn bản: Nếu lựa chọn, bạn tag người cần duyệt tại dòng danh sách Người duyệt mặc định. 

+ Luồng phê duyệt: Khi có nhiều người duyệt => Duyệt song song (ai duyệt trước cũng được, không quan trọng thứ tự), Duyệt lần lượt (theo thứ tự tag tên), Chỉ cần một người duyệt (chỉ cần một trong số những người trong danh sách duyệt thao tác duyệt thì công văn sẽ chính thức được ban hành)

+ Bật SLA: thời hạn người duyệt cần phải xử lý: chấp thuận hoặc từ chối ban hành văn bản. Tính theo số giờ (h): 3 giờ, 4.5 giờ, …

=> Sau cùng bạn chọn "Lưu lại" để lưu cài đặt cho loại văn bản này!

Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No