Base Wework: Cách tạo công việc lặp lại in

Sửa đổi trên: Thu, 21 Tháng 3, 2024 tại 4:58 CH

Để giúp bạn có thể tạo ra các công việc có tính chất giống nhau và lặp lại theo lịch cố định hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm mà không cần phải tạo thủ công, bạn có thể thiết lập công việc lặp lại theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Bạn vào truy cập vào https://wework.base.vn/ hoặc Base Wework trên thanh app.
Bước 2: Bạn click vào Công việc >> CV lặp lại >> Thêm để tạo mới công việc lặp lại.

Bước 3: Điền thông tin chi tiết để thiết lập công việc lặp lại.

• Tên công việc: Điền tên công việc

• Ngày bắt đầu: Ngày công việc lặp lại bắt đầu được sinh ra.

• Ngày kết thúc: Ngày công việc lặp lại sẽ không tự động sinh ra nữa.

• Chu kì: Lựa chọn thiết lập theo nhu cầu lặp lại: Hàng tuần, Hàng tháng. Hàng quý, Hàng năm. Với mỗi chu kì bạn chọn, thiết lập chi tiết về thời gian, vòng lặp, điều kiện lặp sẽ khác nhau. (Chi tiết tham khảo 4 VD về 4 chu kì bên dưới)

• Vòng lặp: Công việc được lặp lại sau bao nhiêu ngày/ tuần/ tháng/ năm nữa.

• Dự án & phòng ban: Lựa chọn Dự án/ Phòng ban chứa công việc này.

• Nhóm công việc: Chọn nhóm công việc trong phòng ban/ dự án trên, để phân loại công việc.

• Giao cho: @tag username của thành viên được giao việc, 1 công việc chỉ giao cho 1 thành viên (username lấy theo Base Account)

• Thời hạn: Phần này sẽ dùng để đặt thời hạn công việc cần hoàn thành, sẽ tính theo giờ, bắt đầu từ 00h00 ngày có công việc lặp lại.

       VD công việc lặp lại vào thứ 2 có thời hạn 15h30 cùng ngày thì thời hạn điền 15.5, còn nếu thời hạn là 15h30 thứ 3 thì sẽ điền là 39.5 (=15.5 +24).

• Người theo dõi: @tag username người theo dõi mặc định khi công việc được sinh ra.

• Mô tả công việc: Điền nội dung mô tả công việc.

• Trạng thái: Kích hoạt/ Vộ hiệu hóa.

• Danh sách nhãn: chọn nhãn (tags) tương ứng với danh sách nhãn đã thiết lập trong phòng ban/ dự án trên.

• Tùy chọn nâng cao: có thể thiết lập Công việc con (subtask), Việc cần làm (Todo) để sinh ra tự động cùng công việc cha. Mỗi dòng là 1 công việc con, 1 việc cần làm.

Bước 4: Sau khi thiết lập đầy đủ thông tin, bạn chọn Tạo để hoàn tất phần thiết lập.

NOTE:

• Khi thiết lập thành công, hệ thống sẽ tự động sinh 1 công việc của ngày gần nhất thỏa mãn điều kiện chu kì đã cài đặt.

• Thời gian hệ thống sinh công việc lặp lại sẽ tính như sau: công việc lặp lại ngày thứ (n+1) sẽ được sinh ra lúc 7h của ngày có công việc lặp lại thứ n. Ngay khi thiết lập điều kiện xong, bạn có thể xem 10 ngày gần nhất công việc được sinh ra tự động tại đây:

VÍ DỤ/ BÀI TOÁN CỤ THỂ:

a. Chu kì lặp theo ngày:

- Bài toán: Kiểm tra survey khảo sát định kỳ

- Vòng lặp: 7, tức chu kì lặp lại trong vòng 7 ngày

- Ngày thứ mấy trong chu kì: 2,5 ; tức là ngày thứ 2 và ngày thứ 5 của chu kì 7 ngày sẽ có công việc lặp lại. 

VD hôm nay 30/10/2023 là thứ Hai - bắt đầu khởi tạo công việc, vậy ngày thứ 2 của chu kì là thứ Ba (31/10), ngày thứ 5 của chu kì là thứ Sáu (3/11).

- Thời gian hệ thống sinh công việc tự động:

+ Khởi tạo thành công, hệ thống sinh công việc ngày thứ Ba 31/10

+ 7h Thứ Ba (31/10) sinh công việc Thứ Sáu (3/11) và 7h Thứ Sáu (3/11) sinh công việc thứ Ba (7/11) và tương tự với những ngày tiếp theo.

Tương tự có thể cài đặt linh hoạt công việc theo nhu cầu bằng cách thay đổi Vòng lặp và Ngày thứ mấy trong chu kì.

b. Chu kì lặp theo tuần:

- Bài toán: Kiểm tra 5S thứ Bảy, 2 tuần 1 lần

- Vòng lặp: 2; tức là 2 tuần lặp lại công việc 1 lần

- Tuần thứ mấy trong chu kì: 1; tức là công việc được sinh vào tuần thứ 1 của chu kì trên. Tuần thứ 1 tính theo Ngày bắt đầu.

- Thứ nào trong tuần: Chọn thứ có công việc lặp lại trong tuần, có thể chọn nhiều.

- Thời gian sinh công việc tự động:

+ Khởi tạo thành công, hệ thống sinh công việc thứ Bảy (4/11)

+ 7h thứ Bảy sinh công việc thứ bảy (18/11) và tương tự với những ngày tiếp theo.

Tương tự có thể cài đặt linh hoạt công việc theo nhu cầu bằng cách thay đổi Vòng lặp và Tuần thứ mấy trong chu kì, Thứ nào trong tuần.

c. Chu kì theo tháng:

Bài toán 1: Họp định kỳ vào ngày 15 và ngày cuối cùng của tháng

- Vòng lặp: 1, tức công việc được lặp lại hàng tháng (VD điền 2 tức là 2 tháng lặp lại 1 lần) 

- Loại điều kiện: Tháng - Ngày trong tháng, thiết lập thêm Ngày nào trong tháng: chọn ngày có công việc lặp lại (VD chọn ngày 15 và ngày cuối cùng của tháng)

+ Khi chọn ngày Cuối cùng: tháng có 28, 30, 31 ngày thì mặc định ngày cuối cùng sẽ tương ứng ngày thứ 28, 30 hoặc 31 của tháng đó

+ Khi chọn ngày thứ 31: tháng có 28 hoặc 30 ngày hệ thống sẽ bỏ qua, không sinh công việc lặp lại.

Bài toán 2: Review KPI định kỳ vào thứ Hai tuần đầu tiên và tuần thứ 3 của tháng

- Vòng lặp: 1; tức công việc được lặp lại hàng tháng (VD điền 2 tức là 2 tháng lặp lại 1 lần)

- Loại điều kiện: Tháng - Thứ trong tuần, cần thiết lập thêm:

+ Thứ nào trong tuần: Thứ 2, Thứ 3...Chủ nhật

+ Lần thứ mấy trong tháng: như ảnh được hiểu thứ 2 đầu tiên của tháng và thứ 2 lần thứ 3 của tháng, tính từ Ngày bắt đầu

Tương tự có thể cài đặt linh hoạt công việc theo nhu cầu bằng cách thay đổi Vòng lặp, Loại điều kiện.

d. Chu kỳ theo năm:

- Bài toán: Performance review định kỳ ngày 5 hàng quý (tháng đầu tiên của quý)

- Vòng lặp: 1; tức là công việc được lặp lại hàng năm

- Loại điều kiện: Năm - ngày cụ thể/ Năm - Tháng - Ngày trong tháng/ Năm - Tháng - Thứ trong tuần.

Với bài toán này sẽ chọn Năm - Tháng - Ngày trong tháng và thiết lập thêm:
+ Tháng nào trong năm: Tháng 1, Tháng 4, Tháng 7, Tháng 10

+ Ngày nào trong tháng: Ngày 5

* LƯU Ý: với tất cả các bài toán cần lưu ý Ngày bắt đầu để chọn Chu kì và thiết lập điều kiện đúng nhu cầu.

Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No