Base Timeoff: Cập nhật tính năng tháng 1,2/2022 in

Sửa đổi trên: Wed, 23 Tháng 2, 2022 tại 4:25 CH

1. Cho phép xin nghỉ theo giờ và trừ ngày phép timeoff dựa theo công chuẩn của Schedule

1.1. Setting: cho phép tạo nhóm đề xuất với 3 loại timeoff theo giờ

- Thêm 3 loại timeoff theo giờ sau:

• Annual leave by hour: Nghỉ theo giờ có phép ( có trừ phép, có tính công)
• Out of office by hour: Làm việc ngoài văn phòng theo giờ (không trừ phép, có tính công)
• Unpaid leave by hour: Nghỉ theo giờ không lương (không trừ phép, không tính công)

- Với các nhóm xin timeoff theo giờ sẽ có thêm Người xác nhận để xác nhận thời gian timeoff thực tế dựa trên dữ liệu checkin, admin có thể thiết lập SLA cho việc xác nhận.

- Lưu ý: timeoff theo giờ bắt buộc phải có ít nhất 1 người xác nhận

1.2.Cho phép tạo timeoff theo giờ:

- Trên form tạo timeoff theo giờ, user có thể tùy ý chọn khung giờ để timeoff, khung giờ xin phải đè lên với ít nhất 1 ca làm việc trên timesheet của user.

- Hiện chưa hỗ trợ xin timeoff theo giờ qua đêm (tức không xin được dạng giờ 24h+).

- Timeoff sau khi được duyệt hoàn toàn sẽ được xác nhận bởi Người xác nhận hoặc bị hủy bỏ nếu Người xác nhận thấy không hợp lệ.

- Sẽ có reminder cho Người xác nhận khi timeoff có thiết lập SLA để xác nhận, deadline sẽ được tính từ thời điểm khi timeoff đã được duyệt hoàn toàn.

- Chi tiết của timeoff xin theo giờ: hiển thị thêm dữ liệu checkin logs và phần so sánh dữ liệu checkin với thời gian làm việc còn lại của ca timesheet sau khi timeoff để Người xác nhận có thể ra được quyết định.

Checkin logs sẽ hiện các logs của ngày timeoff + các logs thường của ngày kế tiếp ngày timeoff: vì ở phần So sánh không lấy các logs qua đêm để so sánh vì vậy case user làm việc ca qua đêm - checkout vào sáng sớm hôm sau thì cần hiển thị các logs của ngày kế tiếp ngày timeoff để Người xác nhận có đủ thông tin ra quyết định.

•  Ca làm hợp lệ:

•  Nhân sự đi muộn hoặc về sớm so với giờ làm còn lại:

•  Không có đủ log checkin hợp lệ với khung giờ hoặc nhân sự không đi làm:

1.3.Mẫu in hỗ trợ thêm các biến sau:

- ${reviewers} : họ tên người xác nhận của timeoff.

- ${reviewers.username} : username người xác nhận của timeoff.

- ${reviewers.text} : họ tên, username và vị trí công việc người xác nhận của timeoff.

1.4.Thêm tùy chọn Nhắc nhở xác nhận timeoff

- Gửi thông báo nhắc đến user có bao nhiêu timeoff cần xác nhận để hoàn thành việc tính lương hàng tháng.

1.5. Xin timeoff theo ca được update tính PTO như sau:

1.5.1.Xin timeoff theo ca với timesheet kiểu Fixed

- Bên HRM setup timesheet kiểu Fixed => bên Timeoff sẽ lấy ca theo setup ca trên HRM.

- Công thức tính số PTO trừ đi khi timeoff theo timsheet kiểu Fixed:

PTO (timeoff theo ca) = Tổng số ca timeoff đăng kí / Num shifts per day

1.5.2.Xin timeoff theo ca với timsheet kiểu Dynamic

- Bên HRM setup timesheet kiểu Dynamic => bên Timeoff sẽ lấy ca theo app Schedule.

- Công thức tính số PTO trừ đi theo công chuẩn khi timeoff theo timsheet kiểu Dynamic:

PTO (timeoff theo ca) = Tổng số công chuẩn của các ca timeoff / Standard points per day

Note:

• Standard points per day lấy theo setup timesheet bên HRM.
• Công chuẩn của ca timeoff được lấy theo setup ca bên Schedule, khung giờ timeoff trùng với ca nào thì lấy theo công chuẩn ca đó, nếu khung giờ timeoff trùng với 2 ca khác nhau thì lấy theo công chuẩn ca thứ nhất.

1.5.3.Xin timeoff theo ca với timesheet kiểu Hourly

- Bên HRM setup timesheet kiểu Hourly => bên Timeoff sẽ lấy ca theo app Hourly.

- Công thức tính số PTO trừ đi khi timeoff theo timsheet kiểu Hourly:

PTO (timeoff theo ca) = Tổng số giờ đăng kí trên timeoff / Working hours per day

Note:

• Working hours per day lấy theo setup timesheet bên HRM.

1.6.Xin timeoff theo giờ thì tính PTO như sau:

Point chuẩn ca i tùy theo loại timesheet sẽ khác nhau:

• Fixed (Timesheet) = 1
• Hourly = Số giờ của ca
• Schedule = Số công chuẩn của ca (khung giờ timeoff trùng với ca nào thì lấy theo công chuẩn ca đó)

Points per day cũng sẽ tùy theo loại timesheet khác nhau:

• Fixed (Timesheet) = Số ca trên 1 ngày (trên HRM)
• Hourly = Số giờ 1 ngày (trên HRM)
• Schedule = Số công chuẩn 1 ngày (trên HRM)

Cụ thể:

Fixed (Timesheet)

Schedule

Hourly

1.7. Cập nhật các file xuất dữ liệu và hiển thị số request days ở Overview

- Hiển thị thêm trường Reviewers trên file xuất dữ liệu tất cả timeoff và file xuất theo từng nhóm đề xuất

- Trường Timeoff shifts và trường Total shifts sẽ lấy các khoảng đè (overlap) với các ca trong timesheet chứ không phải lấy đúng khoảng giờ timeoff mà user chọn.

- Hiện tại với các timeoff theo ca thì trường Total days của các timeoff đã duyệt hoàn toàn vẫn sẽ thay đổi theo timesheet hiện tại; còn timeoff theo giờ thì trường Total days của các timeoff đã duyệt hoàn toàn sẽ được cache và không thay đổi khi timesheet của user thay đổi (trừ trường hợp edit timeoffs sau confirmed).

1.8.Lưu ý:

1.8.1.Xin timeoff với timesheet loại Dynamic:

- Với các timeoff loại nghỉ phép năm theo ca, nếu setup Standard points per day = 0 thì PTO sẽ được tính theo công thức cũ là PTO = Tổng số ca timeoff đăng kí / Num shifts per day.

- Với các timeoff loại nghỉ phép năm theo giờ, nếu setup Standard points per day = 0 thì sẽ hiển thị warning và chặn hành động tạo, approve, edit sau confirm => báo lỗi "Invalid standard points per day".

- Nếu lúc duyệt timeoff bị báo lỗi Num_days thì tức là không có ca nào bên Schedule overlap với khung giờ đăng kí timeoff hoặc công chuẩn các ca đang bằng 0.

1.8.2.Xin timeoff với timesheet loại Hourly:

- Nếu setup Working hours per day = 0 thì các timeoff loại nghỉ phép năm sẽ hiển thị warning và chặn hành động tạo, approve => báo lỗi "Invalid working hours per day".

- Nếu lúc duyệt timeoff bị báo lỗi Num_day thì tức là không có ca nào bên Hourly overlap với khung giờ đăng kí trên timeoff.

1.8.3.Các lưu ý khác:

- Nếu xin timeoff loại nghỉ theo giờ có phép thì sẽ trừ phép khi timeoff được chấp thuận hoàn toàn.

- Khác với timeoff xin theo ca, với timeoff xin theo giờ chỉ khi timeoff được xác nhânn thì mới bắn dữ liệu timeoff sang các app schedule/hourly/timesheet để tính công.

- Hiện bản timeoff mobile app chưa hỗ trợ xin timeoff theo giờ, một số phần hiển thị số phép xin timeoff sẽ chưa đồng bộ với cách tính mới trên bản web. Chúng tôi sẽ cập nhật trong thời gian tới.

- Các app schedule/hourly/timesheet sẽ hỗ trợ timeoff theo giờ trong thời gian tới.

2. Cài đăt ưu tiên sử dung quỹ nghĩ bù  hay nghỉ phép

-Timeoff cho phép cấu hình ưu tiên sử dụng quỹ nghỉ bù hay quỹ nghỉ phép trong các nhóm loại nghỉ phép năm:

• Ưu tiên trừ phép theo CTO (nghỉ bù) : Nghỉ bù -> Phép tồn -> Phép thâm niên -> Phép trong năm.
• Ưu tiên trừ phép theo PTO (nghỉ phép) : Phép tồn -> Phép thâm niên -> Phép trong năm -> Nghỉ bù.

- Lưu ý: khi hủy timeoff thì mặc định trả bù phép vào Phép tồn

3. Thêm tùy chỉnh bật/ tắt thông báo qua email trong mỗi nhóm timeoff

- Mặc định là không gửi mail.

- Nếu bật gửi mail thì tất cả các action sẽ đồng thời gửi cả noti và mail cho user liên quan:

• Tạo/nhân bản/ chỉnh sửa/ xóa timeoff
• Duyệt/ Từ chối Chuyển tiếp/Xác nhận/Hủy timeoff
• Xóa file đính kèm
• Thêm người theo dõi

Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No