Base Request: Cập nhật tính năng tháng 5/2022 in

Sửa đổi trên: Wed, 15 Tháng 6, 2022 tại 3:14 CH

Thay đổi cấu trúc và giao diện của khối luồng duyệt, sử dụng khối người duyệt và bổ sung thêm 1 khối người duyệt theo điều kiện

1. Trường hợp: 

Cùng 1 loại đề xuất nhưng người duyệt của chi nhánh miền Nam và miền Bắc là khác nhau thì hiện tại doanh nghiệp phải thiết lập 2 nhóm đề xuất riêng trên Request. Điều này khiến việc quản lý các quy trình trong doanh nghiệp trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian thiết lập hơn.

Với cập nhật này, admin/ owner chỉ cần thiết lập 1 nhóm đề xuất và linh hoạt cài đặt các khối người duyệt theo nhu cầu.

VD: Xử lý 1 luồng phê duyệt " Chi phí công tác" trong bối cảnh công ty A có 2 chi nhánh HN avf HCM. Khi xét duyệt, luồng duyệt sẽ như sau:

- Level 1: Gửi đến quản lý trực tiếp

- Level 2: Dựa trên chính sách riêng của từng chi nhánh

    Nếu là nhân sự HCM, trưởng phòng Kế toán HCM là người duyệt với tất cả các chi phí.

    Nếu là nhân sự HN, rơi vào 2 trường hợp:

        + Nếu là thành viên team Product - tổng chi nhỏ hơn hoặc bằng 2tr thì trưởng bộ phận duyệt

        + Nếu là thành viên các team còn lại (với mọi mức chi) hoặc là team Product (với tổng chi trên 2tr) thì trưởng phòng Kế toán HN duyệt

- Level 3: Cố định luôn có trưởng bộ phận Kế toán chung cả 2 chi nhánh duyệt

- Level 4: Ban Giám Đốc duyệt - có thể là bất cứ ai trong BGĐ

2. Cập nhật 4 loại khối người duyệt mới:

Luồng người duyệt mới sẽ được thiết lập dưới dạng danh sách các khối người duyệt, mỗi khối người duyệt là 1 trong 4 loại người duyệt mà Request hỗ trợ:

- Quản lý trực tiếp (Direct Managers)

- Người duyệt cố định (Fixed Approver)

- Người duyệt linh động (Flexible Approvers)

- Người duyệt theo điều kiện (Conditional Approvers)

(1 loại người duyệt có thể tạo thành 1 hoặc nhiều khối khác nhau và được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để duyệt lần lượt. Mỗi block sẽ có 1 block key riêng để phục vụ cho mục đích bắn webhook hoặc setup print template.

3. Cách thiết lập

a. Quản lý trực tiếp

Chỉ có duy nhất 1 khối Quản lý trực tiếp, khi thêm xong khối này tạo nút Thêm sẽ không còn khối này nữa.

Sau đó thiết lập SLA và cho phép chọn quản lý trực tiếp trong Account trong khối như sau

Sau khi thêm thành công

b. Người duyệt cố định

Thêm khối người duyệt cố định

 Cài đặt người duyệt cố định và SLA

Có thể tạo nhiều khối người duyệt cố định để tạo nhiều người duyệt cố định theo nhu cầu

c. Người duyệt linh động

Thêm khối người duyệt linh động

Thiết lập tên khối người duyệt, danh sách người duyệt và SLA

Có thể thiết lập nhiều khối người duyệt linh động

d. Người duyệt theo điều kiện (khối mới được cập nhật)

Người duyệt theo điều kiện được thiết lập như 1 loại người duyệt mới song song với 3 loại cũ và hoạt động độc lập, sử dụng logic < If...Then... >. Một khối bao gồm nhiều điều kiện, trong đó mỗi điều kiện gồm rule (nhánh điều kiện) + rule group (nhóm các nhánh điều kiện) đi kèm 1 hoặc nhiều người duyệt, có thể sắp xếp thứ tự của người duyệt trong 1 điều kiện.

Người duyệt theo điều kiện được thiết lập dưa trên logic lấy theo Người tạo (bản thân người tạo hoặc nhóm của người tạo), Custom Field (Int, Float, Single-select, Multi-select, Date)

+ Thiết lập khối người duyệt theo điều kiện

Cài đặt ảnh hưởng đến logic duyệt: Khi 1 đề xuất đáp ứng được nhiều điều kiện cùng lúc (chỉ trong khối này) thì sẽ lấy danh sách người duyệt như thế nào?

-> Có 2 lựa chọn: Lấy tất cả người duyệt của các điều kiện thỏa mãn - Thứ tự theo thứ tự của điều kiện trong khối; hoặc Chỉ lấy người duyệt của điều kiện thỏa mãn đầu tiên.

Lưu ý: Trường hợp 1 request không thỏa mãn bất cứ điều kiện của khối người duyệt có điều kiện thì sẽ không được gửi đến người duyệt của các khối này trong danh sách, nó sẽ bỏ qua và chuyển đến khối duyệt tiếp theo.

+ Cài đặt nhóm điều kiện theo nhu cầu

 Tại màn hình quản lý các điều kiện, chọn Thêm điều kiện và có thể thay đổi lại cài đặt bất kỳ lúc nào

Không gian chỉnh sửa điều kiện mở ra, admin có thể thiết lập trực tiếp tại đây 

Có thể tạo nhiều khối điều kiện 

+ Khi tạo 1 đề xuất mới sẽ hiển thị như sau: 

Một số tính năng sẽ bị ảnh hưởng bởi cập nhật về luồng người duyệt

** Tính năng quyền tối cao

Người được setup có quyền tối cao bắt buộc phải là 1 trong số những người duyệt cố định của nhóm đề xuất.

Ngược lại, khi muốn xóa 1 người duyệt cố định, phải đảm bảo người duyệt cố định đang không có quyền tối cao

** Tính năng thay thế người duyệt hàng loạt

Trong trường hợp người thay thế (người duyệt mới) và người duyệt cũ cùng trong danh sách người duyệt thì mặc định vị trí người duyệt sẽ được lấy theo vị trí của người duyệt mới

Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No