Base Wework: My Tasks - Công việc của tôi in

Sửa đổi trên: Thu, 20 Tháng 6, 2024 tại 8:22 CH

My Tasks - Công việc của tôi được thiết kế với mục đích giúp người dùng theo dõi nhanh được tình trạng, mức độ khẩn cấp, deadline các tasks có liên quan tới chính mình. Bên cạnh đó, My Tasks tập trung phân loại các công việc theo vai trò của tôi, giúp cho cả cấp Nhân viên và Quản lý có thể dễ dàng tập trung theo dõi tiến độ và đánh giá công việc đúng với vai trò của mình.

Để truy cập My Tasks - Công việc của tôi, bạn nhấn chọn biểu tượng Wework từ menu apps hoặc truy cập link: https://wework.base.vn/ và nhấn chọn Công việc của tôi của tôi tại phần Tổng hợp. 

A. Các thao tác có thể thực hiện được ngay trên màn My Tasks

1. Tạo mới công việc

2. Tick hoàn thành/ bỏ hoàn thành công việc

3. Sửa Ngày bắt đầu/ Thời hạn công việc

4. Sửa Người nhận công việc

5. Thay đổi bộ lọc tùy chỉnh 

B. Logic và tính ứng dụng

My Tasks thống kê tất cả các công việc (bao gồm công việc cha và công việc con) có liên quan đến tôi và bao gồm 3 tính năng chính:

I. Phân loại công việc theo vai trò của tôi

Các công việc được phân loại theo 3 nhóm dựa theo Vai trò của tôi, và được chia thành 3 tab, giúp cho người dùng dễ dàng theo dõi được nhanh các công việc tôi đóng vai trò bao gồm: Giao cho tôi, Tôi giao đi, Đang theo dõi và các công việc Trong dự án tôi có thể xem tất cả công việc

- Giao cho tôi: Chứa những công việc có tôi là người nhận việc (công việc được giao cho tôi)

- Tôi giao đi: Chứa những công việc có tôi là người giao việc đi và những công việc tôi ủy quyền cho người khác giao đi

- Đang theo dõi: Chứa những công việc tôi đang theo dõi (không bao gồm các công việc tôi giao và giao cho tôi)

- Trong dự án tôi có thể xem tất cả công việc: Chứa những công việc tại các dự án mà tôi được phân quyền có thể xem

II. Nhóm theo: nhóm các công việc có cùng tính chất với nhau dựa trên 1 trường giá trị, giúp người dùng theo dõi nhanh chóng các task theo từng phân nhóm phù hợp

Ví dụ: nhóm theo Thời hạn là dựa trên giá trị thời hạn của từng công việc để phân thành các nhóm

Hiện tại My tasks đang chia làm 6 loại Nhóm theo sau:

1.  Thời hạn: nhóm dựa trên Thời hạn từng công việc:

• Trước đây: Công việc có thời hạn trong quá khứ so với thời điểm hiện tại

• Hôm nay: Công việc có thời hạn hôm nay

• Ngày mai: Công việc có thời hạn ngày mai

• 7 ngày tới: Công việc có thời hạn trong 7 ngày tiếp theo tính từ ngày mai (nhưng không bao gồm công việc ngày mai để tránh trùng với nhóm Ngày mai)

• Trong tương lai: Công việc có thời hạn sau 7 ngày tới

Ví dụ: Hôm nay là ngày 10 thì các công việc trong nhóm 7 ngày tới có thời hạn từ ngày 12-17 (không bao gồm ngày 11, vì đã ở trong nhóm Ngày mai) và các công việc trong nhóm Trong tương lai từ ngày 18 trở đi

• Không thời hạn: Những công việc không có thời hạn

2.  Trạng thái: nhóm dựa trên các trạng thái công việc

• Đang làm: Các công việc đã được cài đặt ngày bắt đầu trong quá khứ, theo cả 3 trạng thái “Cần làm”, “Đang làm” và “Quá hạn”

• Chờ đánh giá: Các công việc trong trạng thái “Đang đánh giá” - chờ review

• Hoàn thành: Các công việc đã hoàn thành bao gồm cả “Hoàn thành” đúng hạn và “Hoàn thành muộn” sau thời hạn

3. Ngày bắt đầu: nhóm dựa vào ngày bắt đầu của công việc

• Trước đây: Công việc có ngày bắt đầu từ ngày hôm qua trở về trước

• Hôm nay: Công việc có ngày bắt đầu là hôm nay

• Ngày mai: Công việc có ngày bắt đầu là ngày mai

• 7 ngày tới: Công việc có ngày bắt đầu trong 7 ngày tiếp theo tính từ ngày mai (nhưng không bao gồm task ngày mai)

• Trong tương lai: Công việc có ngày bắt đầu sau 7 ngày tới

• Không phân loại: Công việc không có ngày bắt đầu

4. Người giao: nhóm dựa vào người giao công việc 

5. Người thực hiện: nhóm dựa vào người nhận và thực thi công việc

• Nhóm theo Người thực hiện - Giao cho tôi

• Nhóm theo Người thực hiện - Trong dự án tôi có thể xem tất cả công việc

6. Dự án: nhóm dựa trên Dự án/ phòng ban chứa công việc

III. Custom view - cho phép tạo thêm dạng view mới và lưu lại các tùy chỉnh trong từng view

1. Thêm view mới: tương tự như cách thêm 1 bookmark cho việc xem nhanh một view mới mà người dùng tự thiết kế tùy theo nhu cầu sử dụng của mình.

Khi vừa truy cập My Tasks, hệ thống sẽ mặc định tạo sẵn 3 tab: Giao cho tôi, Tôi giao đi, Đang theo dõi =>  Khách hàng có thể tạo view mới bằng cách chọn + Thêm view, sau đó điền các trường thông tin muốn hiển thị ở view mới:

• Tên view mới

• Chọn dạng view: Bảng (Table), Tiến trình (Gantt), Lịch biểu (Calender)

• Phạm vi công việc: Giao cho tôi, Tôi giao đi, Đang theo dõi, Trong dự án tôi có thể xem tất cả công việc

Có thể: Đổi tên/ Nhân bản/ Xóa view tuy nhiên chưa hỗ trợ đổi dạng view (khi nhân bản sẽ đồng thời tạo ra 1 view mới cùng dạng bảng/ gantt/ lịch biểu tương tự view hiện tại - nếu muốn đổi dạng view cần tạo view với dạng xem mới.

2. Lưu lại các tùy chỉnh trong bộ tùy chỉnh của từng view

Bộ tùy chỉnh bao gồm: Thời gian, Cập nhật gần nhất, Trạng thái, Dự án, Nhóm theo và Giao cho (Phân loại công việc theo vai trò)

Khi sử dụng bộ tùy chỉnh để sắp xếp, nhóm, lọc các thông tin cần thiết tiện cho việc theo dõi, có thể lưu lại các tùy chỉnh này mà không cần chọn lại sau những lần F5 hoặc thoát trang vào lại, giúp tiết kiệm thời gian, giảm bớt thao tác. Kết hợp cùng với tính năng Tạo view mới, có thể tạo ra được vô số dạng view như mong muốn, nhu cầu.

Khi chọn Xóa các thao tác vừa chỉnh sửa, bộ lọc sẽ quay trở về trạng thái mặc định ban đầu

3. Các dạng view:

• Dạng bảng (Table): là dạng xem mặc định tại các view có sẵn như Giao cho tôi/ Tôi giao đi/ Đang theo dõi. Công việc được thể hiện thông tin theo từng cột

• Dạng tiến trình (Gantt): hiển thị công việc theo tiến trình cụ thể từng ngày - tháng. Có thể xem tối đa trong vòng 12 tháng: 6 tháng gần nhất trong quá khứ và 6 tháng trong tương lai so với thời điểm ngày xem hiện tại.

• Dạng lịch biểu (Calender): hiển thi công việc theo lịch từng tháng. View lịch biểu sẽ không hiển thị đầy đủ ngày bắt đầu, tên người nhận công việc => cần click vào công việc để xem chi tiết thông tin. 

Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No