Workflow - Cho phép gửi email từ Workflow in

Sửa đổi trên: Wed, 16 Tháng 10, 2024 tại 3:57 CH

Một số doanh nghiệp có các quy trình như quy trình logistics (điều xe, hải quan, đóng hàng,...), quy trình về bán hàng; khi đến 1 bước nhất định cần thông báo cho khách hàng thông tin về đơn hàng. Điều này giúp cho việc thông tin được gửi đến khách hàng một cách nhanh chóng, tự động và nâng cao trải nghiệm chăm sóc khách hàng. 

Vì vậy, Workflow phát triển tính năng Tự động gửi email, cho phép người dùng tuỳ chỉnh nội dung email và gửi email tự động theo từng giai đoạn, giúp người dùng thiết lập các quy trình phức tạp một cách tự động, giảm các thao tác thủ công, tăng năng suất cho việc giám sát và quản lý.

Lưu ý: Chỉ Quản trị cấp cao và Quản trị quy trình có quyền thiết lập.

Để thiết lập gửi email từ Workflow, bạn chọn biểu tượng app Base Workflow từ menu-app hoặc truy cập link https://workflow.base.vn/ và thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Tai quy trình cần thiết lập, bạn vào mục Cài đặt vào kéo chuột tới mục Email 

Bước 2: Thiết lập email chi tiết

- Gửi email khi:

• Nhiệm vụ chuyển đến giai đoạn: Nhiệm vụ chuyển đến bước được chọn thì gửi email (có thể chọn từ nhiều bước).
• Nhiệm vụ chuyển về giai đoạn: Nhiệm vụ chuyển về bước được chọn thì gửi email (có thể chọn từ nhiều bước). 
• Nhiệm vụ hoàn thành: Nhiệm vụ chuyển đến bước Hoàn thành thì gửi email. 
• Nhiệm vụ thất bại: Nhiệm vụ bị đánh dấu thất bại thì gửi email. 

- Tên mẫu email
- Thông tin email
+ Từ: Người dùng có thể tùy chỉnh tên người gửi, email gửi mặc định từ email của Base: abc@gmail.com và tên người gửi là tên được nhập.
+ Đến/CC: Nhập email hoặc gán biến theo email người thực thi/người tạo/trường tùy chỉnh dạng text.    

+ Tiêu đề: Nhập Tiêu đề của email, có thể gán biến theo trường tùy chỉnh và biến mặc định.

+ Nội dung: Nội dung của email Có thể gán biến theo trường tùy chỉnh (trừ trường tùy chỉnh dạng file).
+ Tài liệu đính kèm: Sử dụng trường file có sẵn (tệp đính kèm, trường tùy chỉnh dạng file) (<30mb)

 *Hướng dẫn thêm biến vào mẫu email

• Bao gồm biến mặc định của hệ thống và biến trường tùy chỉnh
• Danh sách biến phụ thuộc vào trường input, hiển thị ngay bên cạnh bởi biểu tượng dấu (+) 

* Lịch sử gửi email                                                                                           

Lưu ý: Chỉ Quản trị cấp cao và Quản trị quy trình mới có quyền xem lịch sử gửi email

Bao gồm các thông tin sau: 

• Log ID
• Tên nhiệm vụ
• Tên mẫu email 
• Sự kiện
• Thời gian gửi email
• Thông báo lỗi
• Trạng thái email: Thành công/Lỗi -> có lựa chọn "Gửi lại"

Khi Email được gửi đi thành công, người dùng sẽ nhận được thông báo gửi email đến và các thông tin sẽ hiển thị theo mẫu email đã tạo.

Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No