CRM Sales: Nguyên tắc khi nhập dữ liệu Liên hệ (contacts) từ file excel in
Đã sửa đổi vào: Thu, 6 Tháng 8, 2026 lúc 3:21 CH
Khi thực hiện import liên hệ (contacts) vào hệ thống CRM, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi về chuẩn bị dữ liệu, quy tắc định danh và trình tự thực hiện để đảm bảo dữ liệu sạch và nhất quán.
1. Chuẩn bị hệ thống CRM trước khi nhập dữ liệu
Trước khi tải file lên, bạn phải đảm bảo Contact Service (Dịch vụ liên hệ) đã có đầy đủ các trường dữ liệu tương ứng trong file Excel.
- Thiết lập các trường tùy chỉnh (Custom fields): Tạo sẵn các trường như Nguồn (Source), Phân khúc (Segment), Quốc gia... để có thể ánh xạ (map) chính xác các cột từ Excel vào hệ thống, tránh tình trạng mất dữ liệu hoặc phải import lại.
- Khớp loại dữ liệu: Đảm bảo loại trường trong CRM (ngày tháng, số, văn bản, dropdown) trùng khớp với định dạng dữ liệu trong file Excel.
2. Thiết lập Quy tắc định danh (Contact Identification Rule)
Đây là nguyên tắc quan trọng nhất để tránh trùng lặp dữ liệu. Mỗi Dịch vụ liên hệ phải chọn duy nhất một trường định danh:
- Lựa chọn: Có thể chọn Email hoặc Số điện thoại làm định danh duy nhất.
- Tính duy nhất: Định danh này phải là duy nhất cho mỗi liên hệ trong dịch vụ đó.
- Tính bất biến: Một khi đã chọn (ví dụ chọn Email), bạn không thể thay đổi sang định danh khác sau này.
- Cảnh báo trùng: Nếu file import chứa định danh đã tồn tại, hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo trùng lặp.
3. Trình tự ưu tiên: Nhập Account trước, Contact sau
Nếu các liên hệ cần được liên kết với Công ty (Account), bạn nên thực hiện theo quy trình sau để đảm bảo mối quan hệ chính xác:
- Nhập danh sách Account trước.
- Xuất danh sách Account đã tạo để lấy mã Account ID do hệ thống cấp.
- Thêm cột Account ID vào file Excel của Contact và ánh xạ liên hệ vào đúng công ty bằng mã ID này. Lưu ý: Cách này giúp duy trì liên kết chính xác ngay cả khi tên các công ty tương tự hoặc trùng nhau.
4. Làm sạch dữ liệu trước khi nhập
Dữ liệu trong file Excel cần được định dạng chuẩn để không bị lỗi khi tải lên:
- Email: Không quá 62 ký tự, chỉ chứa một ký tự "@", tên miền dài ít nhất 4 ký tự và có dấu chấm.
- Số điện thoại: Phải ở định dạng văn bản:
+<mã quốc gia><số điện thoại>(không có khoảng trắng, không có dấu gạch ngang). - Ngày tháng: Sử dụng định dạng
dd/mm/yyyyhoặchh:mm dd/mm/yyyy. - Dropdown/Lựa chọn: Giá trị trong file phải khớp chính xác tuyệt đối với nhãn (label) trong hệ thống, bao gồm cả khoảng trắng và chữ hoa/thường.
- Người sở hữu (Owner): Phải sử dụng Username của hệ thống (ví dụ: @johndoe), không dùng tên hiển thị.
5. Kiểm tra thông báo sau khi import
Sau khi quá trình nhập hoàn tất, hãy luôn kiểm tra các thông báo từ hệ thống:
- Hệ thống sẽ báo nếu file không khớp mẫu, thiếu trường bắt buộc hoặc có một số dòng bị lỗi (nhập thành công một phần).
- Xử lý lỗi: Xem xét kết quả để chỉnh sửa file và chỉ nhập lại những dòng bị lỗi thay vì toàn bộ file.
Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ tính năng Import to update. Để cập nhật thông tin hàng loạt cho các liên hệ hiện có, bạn cần xuất dữ liệu để lấy Contact ID, sau đó chỉnh sửa thông tin trong file và nhập ngược lại để hệ thống ghi đè dữ liệu mới.
Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No
Send feedback