CRM Sales: Nguyên tắc nhập dữ liệu Công ty (accounts) từ file excel : Base.vn

CRM Sales: Nguyên tắc nhập dữ liệu Công ty (accounts) từ file excel in

Đã sửa đổi vào: Thu, 6 Tháng 8, 2026 lúc 3:52 CH

Khi thực hiện nhập dữ liệu công ty (accounts) từ Excel vào hệ thống CRM, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi sau để đảm bảo dữ liệu sạch, đồng nhất và có thể sử dụng cho báo cáo:

1. Chuẩn bị hệ thống CRM trước khi nhập dữ liệu

Trước khi tải file lên, bạn phải đảm bảo Account Service đã có đầy đủ các trường dữ liệu tương ứng với các cột trong file Excel. Việc này giúp mọi cột được ánh xạ (map) chính xác vào hệ thống, tránh tình trạng mất dữ liệu hoặc phải thực hiện lại quy trình do thiếu trường.

- Kiểm tra các trường chuẩn: Đảm bảo các trường bắt buộc như Tên công ty (Account Name) đã sẵn sàng.

- Thiết lập trường tùy chỉnh: Tạo sẵn các trường như Ngành nghề (Industry), Phân khúc (Segment), Cấp bậc (Tier), Nguồn (Source)... trước khi bắt đầu.

- Khớp loại dữ liệu: Đảm bảo loại trường trong CRM (văn bản, danh sách thả xuống, ngày tháng, số) trùng khớp với định dạng dữ liệu trong file Excel.

2. Làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu trong file Excel

Dữ liệu cần được định dạng chuẩn để tránh bị hệ thống từ chối hoặc tạo ra các bản ghi lỗi:

- Tên công ty: Sử dụng một quy ước đặt tên duy nhất cho toàn bộ file.

- Định dạng Website: Chọn một kiểu thống nhất (chỉ tên miền nhưrework.comhoặc URL đầy đủ nhưhttps://rework.com/).

- Số điện thoại: Phải ở định dạng văn bản:+<mã quốc gia><số điện thoại>(không có khoảng trắng, không có dấu gạch ngang).

- Ngày tháng:Sử dụng định dạngdd/mm/yyyycho ngày vàhh:mm dd/mm/yyyycho ngày giờ.

3. Quy tắc cho các loại trường đặc thù

- Trường Dropdown (Danh sách thả xuống):Giá trị trong file phải khớp chính xác tuyệt đối với nhãn lựa chọn trong hệ thống, bao gồm cả chữ hoa/thường và khoảng trắng.

- Trường chọn nhiều (Multiple selection): Phân cách các giá trị bằng dấu phẩy.

- Người sở hữu (Owner):Phải sử dụng Username của hệ thống (ví dụ:johndoe), không được dùng tên hiển thị (ví dụ:John Doe).

4. Trình tự ưu tiên: Import Account trước, Contact sau

Nếu bạn cần liên kết Liên hệ (Contact) với Công ty (Account), hệ thống khuyến nghị thực hiện theo quy trình:

- Nhập Account trước để hệ thống tạo ra các bản ghi công ty.

- Xuất danh sách Account đã tạo để lấy mã Account ID do hệ thống tự cấp.

- Điền mã Account ID này vào cột tương ứng trong file import Contact.

- Import Contact và ánh xạ theo ID để đảm bảo liên kết chính xác tuyệt đối, ngay cả khi các công ty có tên tương tự nhau.

5. Xử lý sau khi nhập dữ liệu

Sau khi quá trình import hoàn tất, hãy luôn kiểm tra các thông báo lỗi. Hệ thống sẽ báo nếu file không khớp mẫu, thiếu trường bắt buộc hoặc có một số dòng bị lỗi (import thành công một phần). Bạn nên xem xét kết quả, sửa lại những dòng lỗi trong file Excel và chỉ thực hiện import lại những dòng đó thay vì cả file.

Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No

Chúng tôi có thể giúp bạn tìm thông tin gì?

CRM Sales: Nguyên tắc nhập dữ liệu Công ty (accounts) từ file excel in

Đã sửa đổi vào: Thu, 6 Tháng 8, 2026 lúc 3:52 CH

Bài viết liên quan