CRM Sales: Vai trò và phân quyền trong CRM Sales in
Đã sửa đổi vào: Wed, 9 Tháng 9, 2026 lúc 4:48 CH
Trong hệ thống CRM, phân quyền (Roles & Permissions) được thiết kế để cân bằng giữa tính linh hoạt, bảo mật dữ liệu và khả năng cộng tác giữa các phòng ban. Vì dữ liệu bán hàng là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp, hệ thống cho phép định nghĩa chi tiết ai được phép truy cập, xem hoặc chỉnh sửa thông tin thông qua ba chiều phân quyền chính.
Dưới đây là chi tiết các thành phần trong hệ thống phân quyền của CRM:
1. Phân quyền theo chiều dọc (Vertical Permissions) | Service Access Model
Đây là lớp quản lý quyền truy cập riêng biệt cho từng Dịch vụ (Service) cụ thể, chẳng hạn như một đường ống bán hàng (Pipeline), một dịch vụ khách hàng (Account Service), hay dịch vụ liên hệ (Contact Service).
- Phạm vi: Xác định ai có thể truy cập vào Pipeline/Service đó, ai được tạo bản ghi mới (Deal, Account, Contact) và ai có quyền báo cáo.
- Tính chi tiết: Quyền kiểm soát ở đây rất chính xác. Ví dụ, một Service Owner (chủ sở hữu dịch vụ) có quyền thiết lập cấu hình dịch vụ nhưng có thể bị giới hạn không được xem các bản ghi bên trong nếu được cấu hình như vậy để đảm bảo an ninh dữ liệu.
- Service Operator: Là những người trực tiếp xử lý dữ liệu trong dịch vụ đó và được cấp các quyền cụ thể như xem, tạo hoặc báo cáo
Thiết lập mô hình truy cập dịch vụ như sau:
Bước 1: Chọn ứng dụng Sales
Bước 2: Tại giao diện của CRM Sales, bạn chọn Quy trình → Cài đặt
Bước 3: Bạn bấm chọn vào 1 Quy trình cần thiết lập phân quyền
Bước 4: Tại màn thanh điều hướng phía bên trái, bạn bấm chọn vào Quyền truy cập & Hiển thị
Bạn thiết lập quyền theo nhu cầu bảo mật sau đó ấn Lưu để hoàn thành thiết lập
2. Phân quyền theo chiều ngang (Horizontal Permissions) | Owner-based Access Model
Lớp này quản lý quyền truy cập xuyên suốt nhiều đối tượng (Deal, Account, Contact) dựa trên cơ cấu tổ chức (Operational Team).
- Operational Team: Đội ngũ vận hành được chia thành các vai trò Manager (Quản lý) và Team Member (Thành viên).
- Cơ chế Manager: Mặc định, cấp quản lý có quyền xem tất cả các bản ghi do thành viên trong team mình sở hữu.
- Peer Visibility (Quyền xem chéo): Hệ thống có tùy chọn cho phép các thành viên trong cùng một team xem được dữ liệu của nhau nếu tính năng "own by team user join" được kích hoạt.
- Phạm vi áp dụng: Quyền này áp dụng toàn cục (Global) cho các đối tượng mà người dùng đó sở hữu hoặc team đó tham gia.
Thiết lập mô hình truy cập dịch vụ như sau:
Bước 1: Chọn ứng dụng Sales
Bước 2: Tại giao diện của CRM Sales, bạn chọn Quy trình → Cài đặt
Bước 3: Tại thanh điều hướng bên phải, bạn bấm chọn vào Operation teams → Add team
Bước 4: Bạn điền các thông tin trong bảng sau, ấn Lưu để hoàn tất.
3. Phân quyền cắt chéo (Cross-Cutting Permissions) | Operational Roles
Lớp này cung cấp quyền truy cập thông qua các Vai trò vận hành (Operational Roles), cho phép những người không trực tiếp sở hữu bản ghi nhưng có vai trò hỗ trợ được phép tham gia vào quy trình.
- Đối tượng: Thường dành cho các bộ phận như Pháp chế (Legal), Kế toán (Accounting), Customer Success, hoặc Kỹ sư giải pháp (Solution Engineer).
- Cơ chế: Khi một nhân sự được gán một vai trò (ví dụ: Solution Engineer) vào một Deal cụ thể, họ sẽ tự động nhận được quyền xem hoặc chỉnh sửa các thông tin cần thiết cho nhiệm vụ của mình (như giá trị hợp đồng, ghi chú kỹ thuật) mà không phụ thuộc vào việc họ thuộc team nào hay có phải chủ sở hữu dịch vụ hay không.
Cách thiết lập:
Bước 1: Chọn ứng dụng Sales
Bước 2: Tại giao diện của CRM Sales, bạn chọn Quy trình → Cài đặt
Bước 3: Tại thanh điều hướng bên trái, bạn bấm chọn Operation roles → Thêm vai trò
Bước 4: Điền các thông tin trong bảng, ấn Lưu để hoàn thành
4. Bảo mật mức độ trường dữ liệu (Field-Level Security)
Rework cho phép kiểm soát sâu hơn bằng cách giới hạn hiển thị của từng trường dữ liệu (Fields) cụ thể đối với các vai trò khác nhau.
- Ứng dụng: Bạn có thể thiết lập để một số vai trò (như Follower hoặc bộ phận hỗ trợ) không được nhìn thấy các trường thông tin nhạy cảm như "Giá trị Deal" hoặc "Doanh thu".
- Trạng thái hiện tại: Tính năng này hiện chủ yếu áp dụng cho các trường dữ liệu tùy chỉnh (Custom Fields) và đang tiếp tục phát triển cho các trường mặc định (Default Fields).
5. Tác động của phân quyền đến báo cáo (Reporting)
Hệ thống phân quyền của CRM ảnh hưởng trực tiếp đến những gì người dùng thấy trên Dashboard và Báo cáo.
• Tính chính trực của dữ liệu: Một người dùng chỉ có thể nhìn thấy số liệu của những bản ghi mà họ có quyền xem.
• Ví dụ: Cùng một mẫu báo cáo chung được chia sẻ cho toàn công ty, nhưng nhân viên A có thể chỉ thấy 3 Deal mình đang xử lý, trong khi Quản lý B sẽ thấy 40 Deal của toàn team.
Việc thiết lập phân quyền chuẩn xác giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung, chuyên môn hóa quy trình và đảm bảo tính bảo mật cao nhất cho các thông tin kinh doanh quan trọng
Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No
Send feedback