Base Payroll: Hướng dẫn đẩy dữ liệu từ Payroll sang HRM in

Sửa đổi trên: Thu, 29 Tháng 8, 2024 tại 4:18 CH

BỐI CẢNH

Sau khi hoàn tất tính lương ở ứng dụng Base Payroll, chức năng “Đẩy dữ liệu lên HRM" giúp hình thành báo cáo lương tại ứng dụng Base HRM

HƯỚNG DẪN THAO TÁC

Bước 1: Thiết lập bảng lương ở Payroll

Ở Payroll, khi làm công thức bảng lương người dùng lưu ý phải khai báo đầy đủ các cột mặc định của Payroll (các cột có ký hiệu lá cờ, mặc định không thể xoá).

Trong đó:

Cột quan trọng phải có thông tin:

(1) total_income (tổng thu nhập): đây là cột sẽ đem đi tính toán trực tiếp ở HRM, bắt buộc phải khai báo.

(2) total_salaries (tổng lương): Bình thường cột này sẽ bao gồm 3 khoản chính: lương ngày công cũ, lương ngày công và lương tăng ca.

(3) total_benefits (tổng các khoản phụ cấp/phúc lợi): Gán các khoản tổng phụ cấp cố định hằng tháng ví dụ như (xăng xe, nhà ở, phụ cấp trách nhiệm, ...).

(4) total_other_income (tổng các khoản thu nhập khác): Thường ở đây chúng ta sẽ khai báo các khoản thu nhập có thể phát sinh trong tháng như thưởng lễ tết, thưởng hiệu suất công việc, …

3 cột trên (2,3,4) sẽ hiểu là các cột thành phần của cột 1, để tránh phát sinh sai số => (1) = (2) + (3) + (4)

(5) total_insurance, (6) total_tax: là bảo hiểm và thuế của NLĐ

Các cột ít quan trọng hơn (có thể không cần khai báo)

(7) total_taxable_income (Tổng thu nhập tính thuế): con số sẽ dùng để nhân với tỉ lệ % để cho ra thuế NLĐ đóng.

(8) take_home (thực nhận)

(9) total_company: tổng chi phí công ty, phần này thường sẽ cộng thêm các khoản bảo hiểm công ty đóng cho nhân sự.

Bước 2: Tạo trường tùy chỉnh ở HRM

Trường tùy chỉnh tượng trưng cho cầu nối để dữ liệu từ bảng lương ở Payroll được đẩy sang báo cáo lương ở Base HRM.

Để tạo được trường tùy chỉnh tại đây, người dùng cần hiểu đúng về cấu trúc báo cáo lương trên Base HRM

CẤU TRÚC BÁO CÁO LƯƠNG BASE HRM

Dữ liệu đầu vào (Những thông tin cần cung cấp cho báo cáo tại Base HRM)	Kết quả đầu ra (Các thông tin báo cáo HRM thể hiện cho người dùng được tính tự động từ dữ liệu đầu vào)
Thông tin nhân sự (Phòng ban, vị trí, khối, cấp bậc,..)	Phiếu lương có đầy đủ thông tin nhân sự
Tổng thu nhập	Thực lĩnh = Tổng thu nhập - Thuế của nhân sự - Bảo hiểm của nhân sự - Các khoản giảm trừ khác
Thuế của nhân sự
Bảo hiểm của nhân sự
Các khoản giảm trừ khác (Công đoàn, tạm ứng, phạt vi phạm,....)
Phúc lợi	Thể hiện các khoản phụ cấp/phúc lợi
Chi phí bảo hiểm công ty	Chi phí DN = Tổng thu nhập + Bảo hiểm DN đóng + Các chi phí DN khác
Các chi phí công ty khác

CÁCH TẠO TRƯỜNG TÙY CHỈNH ĐỂ KHAI BÁO DỮ LIỆU ĐẦU VÀO

Các thông tin dữ liệu đầu vào đều đã có trên bảng lương ở ứng dụng Base Payroll, mục tiêu là kéo các thông tin này sang ứng dụng Base HRM, do đó công việc của người dùng là:

Tạo các trường tùy chỉnh ở Base HRM với ID trùng với ID các cột ở bảng lương Payroll.
Phân bổ các trường tùy chỉnh vào chính xác các nhóm mặc định (như hình dưới)-mỗi nhóm tương ứng 1 loại dữ liệu đầu vào ở bảng trên, để khai báo đúng loại thông tin.

Ví dụ:

Tại bảng lương Payroll có cột “Thuế TNCN" với ID:thue_tncn. Để kéo thông tin này sang Base HRM, người dùng sẽ:

Tạo 1 trường tùy chỉnh ở mục “Chính sách lương" của Base HRM với ID trùng với Payroll: “thue_tncn"
Phân loại trường này vào nhóm “Thuế của nhân sự”

Và lặp lại thao tác tạo các trường tùy chỉnh còn lại với:

ID mỗi trường (tại 2 ứng dụng Payroll & HRM) trùng nhau để: có thể truyền dữ liệu.
Phân bổ trường vào đúng nhóm mặc định trên HRM để: ghi nhận đúng loại dữ liệu trên báo cáo.

Lưu ý đặc biệt:

Ngoài 2 loại dữ liệu đầu vào dưới đây, các loại dữ liệu đầu vào khác đều cần tạo trường tùy chỉnh để có dữ liệu.

Loại dữ liệu đầu vào

Lưu ý

Các thông tin về nhân sự

(Phòng ban, vị trí, khối, cấp bậc,..)

- Mặc định (không cần tạo thêm trường) đã có các thông tin cơ bản của nhân sự: lương, lương cơ bản, khu vực/chuyên môn, văn phòng, vị trí công việc, lịch làm việc.

-Ngoài những thông tin này, nếu cần đẩy những thông tin khác sang HRM, doanh nghiệp tạo thêm trường tùy chỉnh.

Tổng thu nhập

-Mặc định (không cần tạo thêm trường) sẽ lấy dữ liệu từ cột có ID hệ thống “total_income" ở Payroll (hình minh họa dưới).

-Nếu tạo thêm trường tùy chỉnh và xếp vào nhóm “Thu nhập" ở HRM chỉ mang tính chất diễn giải các khoản chi tiết có trong tổng thu nhập và hiển thị cho nhân viên.

Và một nhóm dữ liệu đầu vào có thể được cấu thành từ nhiều trường dữ liệu.

Ví dụ:

Khoản “Phúc lợi" trong báo cáo Base HRM được cấu thành từ 5 loại thông tin được đẩy từ bảng lương Payroll sang bằng cách tạo 5 trường tùy chỉnh thuộc nhóm “Phúc lợi"