Webhook: Chuyển dữ liệu tự động từ Workflow sang Wework in

Sửa đổi trên: Sat, 14 Tháng 9, 2024 tại 10:05 SA

Trong trường hợp: khi tạo, hoàn thành, đánh thất bại, chuyển tiếp một nhiệm vụ trong Workflow muốn dữ liệu được chuyển đổi tự động và tạo một công việc mới sang Wework.

Lưu ý: Người được quyền tạo nhiệm vụ bên Workflow cần có quyền tạo công việc trong phòng ban/dự án bên Wework.

Để thiết lập Webhook giữa hai ứng dụng Workflow và Wework, bạn thao tác theo các bước sau: 

Bước 1: Thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh

Thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh của Workflow và Wework giống nhau về:
- Loại dữ liệu (type)

- Mã key của trường dữ liệu (input key) 

- Trường dữ liệu bắt buộc (required) bên Wework

Ví dụ: Khi chuyển dữ liệu từ Quy trình Bàn giao hợp đồng (Workflow) sang công việc của Phòng mua hàng (Wework), Wework có 3 trường thông tin  “Bàn giao hợp đồng, Ký kết hợp đồng, Hóa đơn VAT” muốn lấy dữ liệu sang thì Workflow cần thiết lập các trường dữ liệu tương ứng và trùng mã key trên hệ thống.

Thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh trên Workflow

Thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh trên Wework

Lưu ý: 

• Với trường dữ liệu dạng bảng và danh sách tùy chọn, các thông tin của hai trường tùy chỉnh này ở Workflow và Wework cần được thiết lập giống nhau từng cột, hàng, thứ tự + số lượng các lựa chọn. 
• Kiểm tra lại tên trường dữ liệu, biến bắt buộc và input key của các trường dữ liệu của Workflow và WeWork phải trùng nhau thì mới có thể chuyển được dữ liệu tự động
• Tránh chỉnh sửa input key nếu đã có dữ liệu, việc chỉnh sửa sẽ ảnh hưởng đến các dữ liệu đã được tạo ra và mẫu in. (Nếu inputkey không trùng nhau thì cài đặt transformer theo Bước 4)

Cách kiểm tra input key trong Workflow và WeWork:

Workflow 

WeWork 

Bước 2: Copy API tạo của dự án/phòng ban bên WeWork 

Truy cập vào https://wework.base.vn/, tại màn hình chính của dự án/phòng ban >> Click vào icon "..." >> Quản lý webhooks 

Copy đoạn “API tạo” trong WeWork.

Bước 3: Dán API tạo vào Quản lý Webhook của quy trình bên Workflow

Truy cập vào https://workflow.base.vn/, tại màn hình chính của quy trình >> Click vào icon "..." >> Quản lý webhooks của quy trình 

Dán URL “API tạo” ở bước 2 vào một trong các mục bên dưới nếu muốn công việc được chuyển từ các trạng thái nhiệm vụ đó.

• jobCreated: khi nhiệm vụ được tạo thì một công việc sẽ được tạo tự động.
• jobDone: khi nhiệm vụ được chuyển sang giai đoạn Hoàn thành thì một công việc sẽ được tạo tự động.
• jobFailed: khi nhiệm vụ được chuyển đến giai đoạn Thất bại thì một công việc sẽ được tạo tự động.
• jobForwarded: mỗi khi nhiệm vụ được chuyển tiếp đến giai đoạn tiếp theo thì một công việc sẽ được tạo tự động.

Các thông tin của một công việc được tạo tự động:  

• Tên công việc giữ nguyên theo tên nhiệm vụ.
• Người tạo việc giữ nguyên thông tin.
• Miêu tả công việc giữ nguyên.
• Người nhận việc giữ nguyên thông tin người thực hiện nhiệm vụ.
• Người theo dõi công việc giữ nguyên là người theo dõi nhiệm vụ.
• File đính kèm công việc giữ nguyên là file đính kèm nhiệm vụ. 
• Trường hợp tạo trường dữ liệu theo bước 1, hệ thống sẽ chuyển cả các trường dữ liệu đó.
• Các thông tin khác trong đề xuất sẽ không chuyển tự động sang WeWork.

Nếu cần thiết lập nâng cao, cần thay đổi các thông tin này hay chuyển tự động sang các thông tin khác, bạn tham khảo bước 4. 

Bước 4: Thiết lập Transformer

*Có 2 cột dữ liệu trong Transformer

- Final key (bên trái): mã của biến/trường dữ liệu bên Wework

Cú pháp:

- Nếu là biến hệ thống: {key}

- Nếu là trường tùy chỉnh: {custom_inputkey}

- Original key (bên phải): nội dung hoặc mã của biến/trường dữ liệu bên Workflow

Cú pháp:

- Nếu là biến hệ thống: {key}

- Nếu là trường tùy chỉnh: {custom_inputkey}

Lưu ý: Các biến transformer cần viết in thường, không viết in hoa thì dữ liệu mới được bắn tự động.

*Có 3 nhóm thông tin có thể chuyển được với Transformer của Webhook:

Trường hợp 1: Nhóm liên quan đến thông tin cơ bản (name: tên công việc, content: mô tả)

• Chuyển tên nhiệm vụ của Workflow sang tên công việc của WeWork 

- name: đại diện cho tên của công việc ở WeWork

- {name}: sử dụng tên của nhiệm vụ ở Workflow.

- [Chuyển từ Workflow]: phần nội dung muốn tạo tự động sau khi sinh ra một công việc mới trên WeWork (có thể tùy chỉnh)

• Tự động thêm mô tả công việc

- content là mô tả công việc ở Wework

- Quản lý khách hàng: {name} sử dụng {name} là tên của nhiệm vụ trong Workflow.

Trường hợp 2: Nhóm liên quan đến những người liên quan (username, creator_username, followers)

• Tự động chỉ định cụ thể người tạo công việc. Nếu không sử dụng transformer này thì mặc định người tạo nhiệm vụ là người tạo công việc.

- "creator_username" đại diện cho người tạo công việc ở Wework

- "@minhdp" là username được chỉ định sẽ tạo công việc tự động.

• Tự động chỉ định cụ thể người thực hiện công việc

- username" đại diện cho người thực hiện công việc ở Wework

- @chichile" là username được chỉ định thực hiện công việc.

• Tự động thêm người theo dõi cho công việc

- followers" là danh sách người theo dõi công việc

- "@mi” là danh sách người theo dõi được thêm vào công việc.

Trường hợp 3: Các trường dữ liệu tùy chỉnh (Customfields)

- Trường hợp Customfields ở Workflow và Wework đã giống nhau như hướng dẫn bước 1 thì không cần sử dụng Transformer.

-  Với những trường tùy chỉnh ở hai bên không trùng mã mà vẫn muốn dữ liệu được chuyển sang, cần tạo thêm transformer với cú pháp:

+ Final key (bên trái): custom_inputkey ở Wework 

+ Original key (bên phải): {custom_inputkey} ở Workflow    

Ví dụ: Muốn lấy nội dung trong trường thông tin Số lượng thiết bị (inputkey là so_luong) trong Workflow thì sẽ điền {custom_so_luong}

Bước 5: Hoàn tất thiết lập 

Các thông tin của một công việc mới được tự động tạo ra có thiết lập Transformer 

* Tham khảo thêm các biến hỗ trợ bắn sang Wework tại đây

Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No