Webhook: Chuyển dữ liệu tự động từ E-hiring sang Workflow in

Sửa đổi trên: Tue, 20 Tháng 8, 2024 tại 1:59 CH

Case: Trong trường hợp thêm, offered, nhận, từ chối hay xóa một ứng viên, muốn tự động chuyển và tạo một nhiệm vụ trong Workflow.

Lưu ý: Người tạo công việc được bắn tự động từ E-hiring vào Workflow phải là thành viên trong workflow cần chuyển thông tin và có phân quyền tạo nhiệm vụ. Trong trường hợp Workflow có các trường dữ liệu bắt buộc, thì cần phải tạo Transformer để lấy các trường thông tin dữ liệu của E-hiring.

1. Thiết lập cơ bản:

Để chuyển dữ liệu từ E-hiring sang Workflow nên sử dụng “API endpoint” của Workflow để kết nối với dữ liệu của E-hiring.

• Bước 1: Bạn truy cập vào https://workflow.base.vn/, tại màn hình chi tiết 1 luồng công việc >> Click vào icon "..." >> Quản lý webhooks workflow

Copy API endpoint của dự án/ team này:

• Bước 2: Bạn truy cập vào https://hiring.base.vn/, tại tin tuyển dụng cần thiết lập chuyển dữ liệu tự động, bạn chọn Options >> Chỉnh sửa webhooks

• Bước 3: Tại đây sẽ có 5 sự kiện mặc định: created, offered, hired, rejected, deleted; bạn paste API endpoint vào sự kiện bạn cần chuyển dữ liệu tự động. 

2. Thiết lập nâng cao:
Thiết lập các trường dữ liệu cần điền trong Workflow khi chuyển dữ liệu tự động từ E-hiring sang Workflow bằng Transformer. Transformer trong case này thực chất là trích dẫn thông tin từ trong hồ sơ ứng viên vào các trường thông tin dữ liệu khi tạo tự động một công việc trên Workflow.

a. Thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh trong Workflow:

- Hướng dẫn tạo trường dữ liệu tùy chỉnh bạn tham khảo HDSD tại đây

- Khi tạo trường dữ liệu tùy chỉnh, bạn cần lưu ý đến Mã trường dữ liệu (input key), key này sẽ sử dụng trong thiết lập Transformer để chuyển dữ liệu tự động.

b. Transformer:

- 2 trường dữ liệu trong Transformer:

+ Final key: mã key dữ liệu sẽ được tạo ra trong Workflow khi bắn dữ liệu tự động qua Webhook

+ Original key: nội dung và mã key lấy trong E-hiring để bắn tự động.

- Nhóm thông tin có thể chuyển được với Transformer của Webhook:

+ Nhóm liên quan đến thông tin (name, content...)

+ Nhóm liên quan đến những người liên quan (username, create_username, followers).

+ Các trường dữ liệu tùy chỉnh

- VD demo thiết lập transformer

• Transformer 1: Nhóm liên quan đến thông tin (name, content...)

+"name" đại diện cho tên nhiệm vụ trong Workflow

+ "{full_name}" là sử dụng họ tên của ứng viên trong E-hiring

+ “Tuyển dụng” là nội dung muốn tạo ra trong tên nhiệm vụ được sinh tự động.

• Transformer 2: Nhóm liên quan đến những người liên quan (username, create_username, followers)

+"followers" là người theo dõi trong nhiệm vụ

+ "@baokhanh" là username được tự động phân quyền theo dõi khi chuyển qua Transformer.

• Transformer 3, 4, 5, 6: Các trường dữ liệu tùy chỉnh có key mặc định của hệ thống

+Đối với các app khác, điều kiện để dữ liệu chuyển tự động là thiết lập trường dữ liệu tùy chỉnh để chúng matching với nhau về type và input key, riêng Hiring hơi khác biệt vì các trường trong Đơn ứng tuyển (application form) đã được định sẵn các key mặc định. Chỉ cần các app khác thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh có key tương ứng với list key này và các trường ở trong Hiring được enable thì dữ liệu sẽ được bắn.

+ Sử dụng biến đặt với định dạng
Final key: custom_input_key
Original key: {input_key} (Lưu ý input key này là mặc định của hệ thống theo danh sách trong bảng sau)

+ VD: Trong Wework, trường SĐT có input key là "phone" 

>> Final key điền là custom_ phone: trường dữ liệu tùy chỉnh trong workflow
Original key điền là {phone}: số điện thoại của ứng viên

+ Danh sách key mặc định:

• Transformer 7: Các trường dữ liệu thêm: đây là các trường dữ liệu được lấy từ Câu hỏi bổ sung - Đơn ứng tuyển

+Sử dụng biến đặt với định dạng:
Final key: custom_input_key
Original key {custom_key} 

+ VD:
Trong tin tuyển dụng này có 1 câu hỏi bổ sung là Level, để lấy được dữ liệu trường này thì trong Request bạn cần tạo 1 trường dữ liệu tương ứng.

>> Final key điền là custom_level, Original key điền là {custom_level}

c. Hoàn tất thiết lập:
Sau khi hoàn tất thiết lập, ứng viên được kéo sang stage, trên Workflow sẽ tự động sinh ra 1 nhiệm vụ có các trường thông tin tương ứng như thiết lập từ transformer

3. Thiết lập khác:
Ngoài những hành động mà ở opening nào cũng có như candidateCreated, candidateOffered, candidateHired, candidateReject và candidateDeleted thì webhook còn được bắn dữ liệu tự động khi candidateIn hoặc candidateOut ở mỗi stage tùy theo thiết lập.

• Tại chi tiết 1 tin tuyển dụng, bạn chọn Chỉnh sửa >> Quy trình tuyển dụng >> Click vào icon "..." >> Chỉnh sửa stage webhooks

• Bạn paste API endpoint của Request vào candidateIn/candidateOut tương ứng với hành động ứng viên vào stage hoặc kéo qua stage. Sau đó thiết lập transformer như mục 2.

Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No