Webhook:Chuyển dữ liệu tự động từ Wework sang Workflow in

Sửa đổi trên: Sat, 27 Tháng 7, 2024 tại 9:49 SA

Trong trường hợp: Khi tạo công việc hay một công việc được hoàn thành, muốn tự động chuyển và tạo một nhiệm vụ sang Workflow. 

Lưu ý: Người tạo công việc trên Wework cần là thành viên và có quyền tạo nhiệm vụ trong quy trình có kết nối webhook.

Để thiết lập Webhook giữa hai ứng dụng Wework và Workflow, bạn thao tác theo các bước sau: 

Bước 1: Thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh

Thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh của Wework và Workflow giống nhau về:
- Loại dữ liệu (type)

- Mã key của trường dữ liệu (input key) 

- Trường dữ liệu bắt buộc (required) bên Workflow

Ví dụ: Khi chuyển dữ liệu từ công việc của Phòng mua hàng (Wework) sang Quy trình kinh doanh (Workflow), có các trường dữ liệu “Người mua hàng, Tên hàng hóa, Nội dung” Workflow cần thiết lập các trường dữ liệu tương ứng và trùng mã key trên hệ thống.

Thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh trên WeWork

Thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh trên Workflow

Lưu ý: 

• Với trường dữ liệu dạng bảng và danh sách tùy chọn, các thông tin của hai trường tuỳ chỉnh này ở Wework và Workflow cần được thiết lập giống nhau từng cột, hàng, thứ tự + số lượng các lựa chọn. 
• Kiểm tra lại tên trường dữ liệu, biến bắt buộc và input key của các trường dữ liệu của WeWork và Workflow phải trùng nhau thì mới có thể chuyển được dữ liệu tự động
• Tránh chỉnh sửa input key nếu đã có dữ liệu, việc chỉnh sửa sẽ ảnh hưởng đến các dữ liệu đã được tạo ra và mẫu in. (Nếu inputkey không trùng nhau thì cài đặt transformer theo Bước 4)

Cách kiểm tra input key trong WeWork và Workflow:

WeWork 

Workflow

Bước 2: Copy API tạo của quy trình bên Workflow 

Truy cập vào https://workflow.base.vn/, tại màn hình chính của quy trình >> Click vào icon "..." >> Quản lý webhooks 

Copy đoạn “API tạo” trong Workflow.

Bước 3: Dán API tạo vào Quản lý Webhook của dự án/phòng ban bên WeWork

Truy cập vào https://wework.base.vn/, tại màn hình chính của dự án/phòng ban >> Click vào icon "..." >> Quản lý webhooks 

Dán “API tạo” ở bước 2 vào một trong các mục bên dưới nếu muốn nhiệm vụ được chuyển từ:

• taskCreated: khi công việc được tạo thì một nhiệm vụ mới sẽ được tạo tự động.
• taskDone: khi hoàn thành một công việc thì một nhiệm vụ mới sẽ được tạo tự động
• taskStatusUpdated: khi cập nhật công việc thì một nhiệm vụ mới sẽ được tạo tự động
• subtaskCreated: khi công việc con được tạo thì một nhiệm vụ mới sẽ được tạo tự động.
• subtaskDone: khi hoàn thành một công việc con thì một nhiệm vụ mới sẽ được tạo tự động
• subtaskStatusUpdated: khi cập nhật công việc con thì một nhiệm vụ mới sẽ được tạo tự động

Sau khi thiết lập Webhook như trên, hệ thống sẽ tự động tạo ra 1 nhiệm vụ trên Workflow với các thông tin như sau: 

• Tên nhiệm vụ: giữ nguyên theo tên công việc.
• Người tạo việc: giữ nguyên thông tin.
• Miêu tả công việc giữ nguyên.
• Người theo dõi nhiệm vụ giữ nguyên là người theo dõi công việc
• File đính kèm nhiệm vụ giữ nguyên là file đính kèm công việc
• Trường hợp tạo trường dữ liệu theo bước 1, hệ thống sẽ chuyển cả các trường dữ liệu đó.
• Các thông tin khác trong đề xuất sẽ không chuyển tự động sang Workflow

Nếu cần thiết lập thay đổi các thông tin này hay chuyển tự động sang các thông tin khác, bạn tham khảo bước 4. 

Bước 4: Thiết lập Transformer

*Có 2 cột dữ liệu trong Transformer

- Final key (bên trái): mã của biến/trường dữ liệu bên Workflow

Cú pháp:

- Nếu là biến hệ thống: {key}

- Nếu là trường tùy chỉnh: {custom_inputkey}

- Original key (bên phải): nội dung hoặc mã của biến/trường dữ liệu bên Wework

Cú pháp:

- Nếu là biến hệ thống: {key}

- Nếu là trường tùy chỉnh: {custom_inputkey}

Lưu ý: Các biến transformer cần viết in thường, không viết in hoa thì dữ liệu mới được bắn tự động.

*Có 3 nhóm thông tin có thể chuyển được với Transformer của Webhook

Trường hợp 1: Nhóm liên quan đến thông tin cơ bản (name: tên nhiệm vụ, content: mô tả)

• Chuyển tên công việc của WeWork sang tên của nhiệm vụ trên Workflow

- name - đại diện cho tên của nhiệm vụ bên Workflow

-{name} - sử dụng tên của công việc ở WeWork

- [Chuyển từ WeWork] - phần nội dung cố định muốn chèn thêm vào tên nhiệm vụ. (có thể tùy chỉnh)

• Tự động thêm phần miêu tả của công việc 

- content là mô tả công việc ở Workflow

- Mua hàng {name} sử dụng {name} là tên của công việc trong WeWork

Trường hợp 2: Nhóm liên quan đến những người liên quan (username, creator_username, followers)

• Tự động chỉ định cụ thể người tạo nhiệm vụ. Nếu không sử dụng transformer này thì mặc định người tạo công việc là người tạo nhiệm vụ.

- creator_username" đại diện cho người tạo nhiệm vụ.

- "@minhdp" là username được chỉ định sẽ tạo nhiệm vụ tự động.

•  Tự động thêm người theo dõi nhiệm vụ

- "followers" là danh sách người theo dõi nhiệm vụ

- "@minhdang” là người theo dõi được thêm vào nhiệm vụ.

Trường hợp 3: Các trường dữ liệu tùy chỉnh (Customfields)

- Trường hợp Customfields ở Wework và Workflow đã giống nhau như hướng dẫn bước 1 thì không cần sử dụng Transformer.

-  Với những trường tùy chỉnh ở hai bên không trùng mã mà vẫn muốn dữ liệu được chuyển sang, cần tạo thêm transformer với cú pháp:

+ Final key (bên trái): custom_inputkey ở Workflow  

+ Original key (bên phải): {custom_inputkey} ở Wework  

Ví dụ: Muốn lấy nội dung trong trường thông tin Số lượng thiết bị (inputkey là so_luong) trong Wework thì sẽ điền {custom_so_luong}

Bước 5: Hoàn tất thiết lập 

Các thông tin của một nhieejk mới được tự động tạo ra có thiết lập Transformer 

*Tham khảo thêm các biến hỗ trợ bắn dữ liệu trong Webhook Workflow tại đây 

Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No