Webhook: Chuyển dữ liệu tự động từ Wework sang Wework in

Đã sửa đổi vào: Tue, 25 Tháng 2, 2025 lúc 2:42 CH

Trong trường hợp: Khi tạo công việc hay một công việc được hoàn thành trong dự án/phòng ban thứ nhất, muốn tự động chuyển và tạo một công việc mới sang dự án/phòng ban thứ hai.

Lưu ý: Người được quyền tạo công việc và là thành viên trong dự án/phòng ban thứ nhất cũng phải là người được quyền tạo công việc và là thành viên trong dự án/phòng ban thứ hai.

Để thiết lập Webhook giữa hai dự án/phòng ban trong Wework, bạn thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh

Thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh của hai dự án/phòng ban giống nhau về:
- Loại dữ liệu (type)

- Mã key của trường dữ liệu (input key)

- Trường dữ liệu bắt buộc (required) bên dự án/phòng ban thứ hai

Ví dụ: Khi chuyển dữ liệu công việc từ Phòng Sản xuất sang dự án Quản lý sản xuất, dự án Quản lý sản xuất có 3 trường thông tin “Người phụ trách, Thông tin đơn hàng, Thời hạn giao hàng” muốn lấy dữ liệu sang thì Phòng Sản xuất cần thiết lập các trường dữ liệu tương ứng và trùng mã key trên hệ thống.

Thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh trong dự án/phòng ban thứ nhất

Thiết lập các trường dữ liệu tùy chỉnh trên dự án/phòng ban thứ hai

Lưu ý:

Với trường dữ liệu dạng bảng và danh sách tùy chọn, các thông tin của hai trường tuỳ chỉnh này ở hai dự án/phòng ban cần được thiết lập giống nhau từng cột, hàng, thứ tự + số lượng các lựa chọn.
Kiểm tra lại tên trường dữ liệu và input key của các trường dữ liệu của hai dự án/phòng ban phải trùng nhau thì mới có thể chuyển được dữ liệu tự động
Tránh chỉnh sửa input key nếu đã có dữ liệu, việc chỉnh sửa sẽ ảnh hưởng đến các dữ liệu đã được tạo ra và mẫu in. (Nếu inputkey không trùng nhau thì cài đặt transformer theo Bước 4)

Cách kiểm tra input key trong dự án/phòng ban trong Wework:

Bước 2: Copy API tạo của dự án/phòng ban thứ hai

Truy cập vào https://wework.base.vn/, tại màn hình chính của dự án/phòng ban thứ hai >> Click vào icon "..." >> Quản lý webhooks

Copy đoạn “API tạo” trong dự án/phòng ban thứ hai.

Bước 3: Dán API tạo vào Quản lý Webhook của dự án/phòng ban thứ nhất

Tương tự, truy cập vào https://wework.base.vn/, tại màn hình chính của dự án/phòng ban >> Click vào icon "..." >> Quản lý webhooks

Dán “API tạo” ở Bước 2 vào một trong các mục bên dưới nếu muốn công việc được chuyển từ:

taskCreated: khi công việc ở dự án/phòng ban thứ nhất được tạo thì một công việc mới sẽ được tạo tự động sang dự án/phòng ban thứ hai.
taskDone: khi hoàn thành một công việc ở dự án/phòng ban thứ nhất thì một công việc mới sẽ được tạo tự động sang dự án/phòng ban thứ hai.
taskStatusUpdated: khi cập nhật công việc ở dự án/phòng ban thứ nhất thì một công việc mới sẽ được tạo tự động sang dự án/phòng ban thứ hai.
subtaskCreated: khi công việc con được tạo ở dự án/phòng ban thứ nhất thì một công việc mới sẽ được tạo tự động sang dự án/phòng ban thứ hai.
subtaskDone: khi hoàn thành một công việc con ở dự án/phòng ban thứ nhất thì một công việc mới sẽ được tạo tự động sang dự án/phòng ban thứ hai.
subtaskStatusUpdated: khi cập nhật công việc con ở dự án/phòng ban thứ nhất thì một công việc mới sẽ được tạo tự động sang dự án/phòng ban thứ hai.

Sau khi thiết lập Webhook như trên, hệ thống sẽ tự động tạo ra 1 công việc trên dự án/phòng ban thứ hai với các thông tin như sau:

Tên công việc: giữ nguyên theo tên công việc ở dự án/phòng ban thứ nhất.
Người tạo việc: giữ nguyên là người tạo công việc ở dự án/phòng ban thứ nhất.
Người nhận việc: giữ nguyên là người nhận công việc ở dự án/phòng ban thứ nhất.
Người theo dõi nhiệm vụ giữ nguyên là người theo công việc ở dự án/phòng ban thứ nhất.
Trường hợp tạo trường dữ liệu theo bước 1, hệ thống sẽ chuyển cả các trường dữ liệu đó.
Các thông tin khác trong đề xuất sẽ không chuyển tự động sang dự án/phòng ban thứ hai.

Nếu cần thiết lập nâng cao, cần thay đổi các thông tin này hay chuyển tự động sang các thông tin khác, bạn tham khảo bước 4.

Bước 4: Thiết lập Transformer

*Có 2 cột dữ liệu trong Transformer

- Final key (bên trái): mã của biến/trường dữ liệu bên dự án/phòng ban thứ nhất

Cú pháp:

- Nếu là biến hệ thống: key

- Nếu là trường tùy chỉnh: custom_inputkey

- Original key (bên phải): nội dung hoặc mã của biến/trường dữ liệu bên dự án/phòng ban thứ hai

Cú pháp:

- Nếu là biến hệ thống: {key}

- Nếu là trường tùy chỉnh: {custom_inputkey}

Lưu ý: Các biến transformer cần viết in thường, không viết in hoa thì dữ liệu mới được bắn tự động.

*Có 3 nhóm thông tin có thể chuyển được với Transformer của Webhook:

Trường hợp 1: Nhóm liên quan đến thông tin cơ bản (name: tên công việc, content: mô tả).

Một số mã inputkey đặc biệt khi bắn webhook vào Wework để tạo công việc:

tasklist_id: các công việc sẽ được tạo và nằm trong nhóm công việc có tasklist_id được setup
deadline: giá trị thời hạn công việc theo ngày (20/02/2025)
deadline_datetime: giá trị thời hạn công việc theo ngày giờ
deadline_time: giá trị thời hạn công việc theo thời gian (20:09)
start_time: giá trị ngày bắt đầu công việc (20/02/2025)
tags: danh sách tag của công việc

Bài toán: Nhân viên tạo công việc Sản xuất tranh 3D trong Phòng sản xuất, phải nhập thông tin Thời hạn giao hàng. Khi công việc trong dự án Quản lý sản xuất, sẽ tự động tạo 1 công việc với Thời hạn trùng với Thời hạn giao hàng.

- B1: Tạo trường tùy chỉnh Thời hạn giao hàng ở Phòng sản xuất ở dạng text/date/datetime

= > input-key của trường này là thoi_han_giao_hang

- B2: Viết cú pháp Transformer

Final key: deadline (biến của WeWork, lấy trong hướng dẫn này)
Original key: {custom_thoi_han_giao_hang} (cú pháp: {custom_key})

Lưu ý: Về loại dữ liệu của trường tùy chỉnh này bên dự án/phòng ban thứ nhất

- Nếu chọn định dạng text/văn bản ngắn thì người tạo Request cần nhập thời gian ở định dạng dd/mm/yyyy

- Nếu chọn định dạng date/ngày thì thời hạn/deadline = 23h59 ngày đó

Chuyển tên công việc ở dự án/phòng ban thứ nhất sang tên của công việc của dự án/phòng ban thứ hai

- name - đại diện cho tên của công việc bên đề dự án/phòng ban thứ nhất

- {name} - sử dụng tên của công việc bên đề dự án/phòng ban thứ hai

- [Phòng sản xuất] - phần nội dung cố định muốn chèn thêm vào tên công việc. (có thể tùy chỉnh)

Tự động thêm phần miêu tả của công việc

- content là mô tả công việc trong dự án/phòng ban thứ nhất

- {content} là mô tả công việc trong dự án/phòng ban thứ hai.

Trường hợp 2: Nhóm liên quan đến những người liên quan (username, creator_username, followers)

Tự động chỉ định cụ thể người tạo công việc. Nếu không sử dụng transformer này thì mặc định người tạo công việc ở dự án/phòng ban thứ nhất là người tạo công việc trong dự án/phòng ban thứ hai.

- creator_username" đại diện cho người tạo task trong dự án/phòng ban thứ hai.

- "@duyenpt" là username được chỉ định sẽ tạo công việc tự động.

Tự động chỉ định cụ thể người được giao công việc

Nếu không sử dụng transformer này thì mặc định người được giao công việc ở dự án/phòng ban thứ nhất là được giao công việc trong dự án/phòng ban thứ hai.

- "username" đại diện cho người được giao công việc ở dự án/phòng ban thứ hai

- "@kiennt" là username của người được chỉ định được giao việc.

Tự động thêm 1 người theo dõi công việc

Nếu không sử dụng transformer này thì mặc định người theo dõi công việc ở dự án/phòng ban thứ nhất làm người theo dõi công việc ở dự án/phòng ban thứ hai.

- "followers" là danh sách username người theo dõi công việc.

- "@vanntt” là người theo dõi được thêm vào công việc.

Trường hợp 3: Các trường dữ liệu tùy chỉnh (Customfields)

- Trường hợp Customfields ở hai dự án/phòng ban đã giống nhau như hướng dẫn bước 1 thì không cần sử dụng Transformer.

- Với những trường tùy chỉnh ở hai bên không trùng mã mà vẫn muốn dữ liệu được chuyển sang, cần tạo thêm transformer với cú pháp:

+ Final key (bên trái): custom_inputkey ở dự án/phòng ban thứ hai

+ Original key (bên phải): {custom_inputkey} ở dự án/phòng ban thứ nhất

Ví dụ: Muốn lấy nội dung trong trường thông tin Số lượng thiết bị (inputkey là so_luong) trong dự án/phòng ban thứ nhất qua thì sẽ điền {custom_so_luong}